Katitikan ng pulong

Kahulugan ng Katitikan ng Pulong

Ang Katitikan ng Pulong ay mga naitake note sa panahon ng isang miting. Ang Layunin nito ay pagbibigay-diin sa mga pangunahing isyu na tinatalakay, mga mosyon na iminungkahi o pinaboran, at mga isasagawang aktibidad. Ang katitikan ng Pulong ay karaniwang kinukuha ng isang itinalagang miyembro ng grupo. Ang kanilang gawain ay magbigay ng eksaktong talaan ng kung ano ang nangyari sa panahon ng pulong.

Halimbawa ng Katitikan ng Pulong

[Pangalan ng Miting] Stratehiya sa pagbebenta ng sabon
Lokasyon: [Saang lugar ginanap ang miting]
Petsa: [Anong araw]
Oras: [Ilang oras itinagal ang miting]
Mga Dumalo: [Listahan ng pangalan ng mga meron sa miting]

Mga Aytem ng Adyenda (Mga plano or expectations)
1. Pagpapadami ng kustomer Online
2. Pagpapadami ng kustomer Offline
3. Pagshipping ng mas mabilis ng sabon

4. [Adyenda]

Mga Aksyon Inatasan Deadline Status

1. [Aksyon] [Pangalan] [Petsa] [Status halimbawa, In Progress or Complete]

2. [Aksyon] [Pangalan] [Petsa] [Status]

3. [Aksyon] [Pangalan] [Petsa] [Status]

4. [Aksyon] [Pangalan] [Petsa] [Status]

hal. [Paggawa ng socmed] [Juan at badang] [01/01/23] [In progress]

Koklusyon

Mga planong gagawin sa hinaharap, mga isusunod na aksyon at pagbabago, petsa ng mga susunod na miting.

Bago ang pulong

Dapat isulat mo na ang adyenda ng pagpupulong bago magsimula ang miting. Ang isang adyenda ay nagbibigay ng istraktura sa pulong at nagbibigay din sa'yo ng isang balangkas para sa paggawa ng katitikan. Nakakatulong ito sa lahat para hindi ka mawala o malito. Tiyakin mo na rin ang mga dadalo para sa isang epektibong session.

Bilang karagdagan sa paggawa ng adyenda bago ang pulong, maaari mo ring paunang punan ang format o template ng katitikan ng pulong ng mga impormasyon na alam mo na ng maaga, tulad ng petsa ng pagpupulong, oras, lokasyon, mga aytem sa adyenda, mga pangalan ng mga kasali, at iba pang mga detalye na alam na. Sa ganitong paraan, hindi ka mag-aaksaya ng oras sa panahon ng miting at makaligtaan ang mahahalagang talakayan.

Sa gitna ng pagpupulong

Ang katitikan ng pulong ay hindi kailangang literal na minu-minutong pag-uulat ng nasabi at ginawa. Gayunpaman, kailangan mong makuha ang pinakamahalagang bagay na sinabi sa isang malinaw at simpleng format.

Sa pagsisimula ng miting, tandaan kung sino sa listahan ng kasali ang na-assign at kung sino ang hindi. Kailangan mong malaman kung sino para wasto mong maidokumento kung sino ang nagsabi ng ano — kung hindi mo alam ang pangalan nila, kakailanganin ang pagpapakilala sa simula ng miting.

Habang kumukuha ka ng katitikan sa isang pulong, huwag subukang i-record ang bawat pag-uusap at bawat salita. Sa halip, tumuon sa pagkuha ng mga desisyong gagawin at mga susunod na hakbang. Gayunpaman, kung ang isang partikular na aytem sa agenda ay nag-trigger ng debate at mga argumento, siguraduhing tandaan kung ano ang sinabi sa bawat panig, at kung ano ang huling desisyon. Sa iyong mga tala sa pagpupulong, itala kung gaano karaming oras ang ginugol sa bawat aytem ng agenda.

Huwag matakot na magsalita sa panahon ng miting upang humingi ng paglilinaw. Maaaring kailanganin mong linawin ang mga susunod na hakbang, pinal na desisyon, o pagmamay-ari ng mga aytem ng pagkilos kung hindi ito malinaw sa panahon ng mga talakayan.

Pagkatapos ng pagpupulong

I-edit at i-format ang iyong mga tala sa pagpupulong para sa pagiging simple at kalinawan. Tingnan kung may pare-parehong pandiwa na panahunan — dapat gamitin ang "Past-tense" para sa katitikan ng pulong. Linisin ang iyong mga tala sa pagpupulong sa ilang sandali hangga't maaari, habang ang nilalaman ng pulong ay sariwa pa sa iyong isipan.

Note : Wag magbigay ng mga komento o mga pananaw sa katitikan.

Kahalagahan ng Katitikan ng Pulong

Ang maayos at masusing katitikan ng pulong ay nag-bibigay ng ilang mga pakinabang. Gaya na lamang ng:

Pagbibigay ng istraktura: Ang mga facts, desisyon, mga boto na kinuha, mga salungatan, mga dumalo at iba pang mahahalagang detalye ay maaaring makuha kung kinakailangan.

Pagbibigay ng legal na proteksyon: Kinukuha ng mga auditor, ng mga korte at ng IRS ang mga katitikan ng pulong bilang opisyal na talaan ng mga aksyon ng isang organisasyon at board nito.

Pagbibigay Sukatin ng progreso: Ang Katitikan ng pulong ay maaaring magsilbi bilang isang timeline ng progress sa mga proyekto, pagiging epektibo ng mga desisyon, at pagiging epektibo ng mga miyembro ng team sa mga tuntunin ng mga hakbang sa pagkilos.

Pagtukoy sa mga na-assigned sa aksyon: Ang katitikan ay nagtatala ng mga boto, mga pag-aari ng mga gawain at desisyon.

Related Posts

Hanapan ang Blog na Ito

Binibining Klay

Tampok

Posisyong Papel | Filipino sa Piling Larang (Malikhaing Portfolio)